Если вы тимлид/ ведущий аналитик, то хотя бы однажды вы ставили задачу «напиши требования к функции Z», а в результате получали Y? Может быть бывало и такое, что исполнитель сроки срывал, а вы узнавали об этом за 2 дня до того, как надо документ передавать в разработку?
Если вы исполнитель, то хотя бы однажды вы находили в рабочей почте письмо «займись этой задачей в фоновом режиме», а потом вдруг выяснялось, что у «фоновой задачи» есть и срок, и еще много дополнительных требований?
Работая в команде каждый из нас выступает или исполнителем каких-либо задач, или тем, кто эти задачи ставит и контролирует.
Если вы думаете, что знания о том как ставить задачи нужны только руководителям, менеджерам, тимлидам или ведущим специалистам, то вы ошибаетесь. Знать об этом должны и другие участники команды, которые выступают исполнителями задач.
Исполнитель должен понимать, содержит ли постановка задачи все, что нужно для ее выполнения. Тогда можно в самом начале вовремя задать вопросы и получить недостающую информацию.
О том, что должно входить в постановку задачи, чем постановка задачи отличается от делегирования, пойдет речь ниже. Для этой статьи я использовала свой конспект лекции Славы Панкратова «Постановка и контроль задач» из Школы менеджеров Стратоплана, а также свой собственный опыт.
В лекции Славы Панкратова мне очень понравилось определение терминов «Делегирование» и «Постановка задачи».
Делегирование — это передача полномочий для выполнения задачи, которых раньше не было у исполнителя.
Постановка задачи — это только часть процесса делегирования, которая включает описание того, что нужно сделать. Поставить задачу можно в рамках полномочий исполнителя и тогда делегирование не потребуется.
Например, у вас есть команда аналитиков, которая трудится над развитием одной ИТ-системы в области документооборота. Каждый аналитик отвечает за свой функциональный блок в этой системе: Договоры, Счета, Кадровые документы и т.п. Каждый из аналитиков абсолютно самостоятельная боевая единица.
У вас есть список задач, которые нужно реализовать в рамках очередного релиза в пределах имеющихся в системе функциональных блоков. Вы берете и распределяете эти задачи по тем аналитикам, которые отвечают за соответствующие блоки. Дальше они сами все делают. Это процесс будет обычным процессом постановки и распределения задач в команде аналитиков. Каждый из них будет действовать в рамках имеющихся у них полномочий.
Допустим, что в следующем релизе вам нужно разработать новый блок функций, вы знаете, что новые функции будут частично затрагивать существующие функциональные блоки. Тогда нужно делегировать работу над этим блоком функций, кому-то одному из команды аналитиков. Надо будет определить за что будет отвечать аналитик нового функционального блока, как он будет работать со своими коллегами, как он будет взаимодействовать с вами.
Когда нужно начинать делегировать? И вообще зачем это делать?
Начинать делегировать задачи нужно, как только в вашем подчинении появится небольшая группа людей. Для руководителей это обязательный навык, а для начинающих тимлидов жизненно необходимый. Почему? Тимлид — это «играющий тренер», а значит кроме руководства своей командой, ему еще надо успевать задачи делать. Всего 5 человек в составе команды легко съедят 100% рабочего времени тимлида.
Процесс делегирования должен включать в себя:
- Постановку задачи и описание зачем нужен результат ее выполнения.
- Область ответственности:
- Что делает сам исполнитель,
- Что делает тимлид/ руководитель (дальше — тимлид).
- Частоту и форму обратной связи
- Проверку, как исполнитель понял задачу: «Скажи, как будешь делать».
- Информирование окружающих, которые должны будут взаимодействовать с исполнителем, о том, что у исполнителя есть на это полномочия.
В процессе делегирования тимлид должен иметь в виду:
- Был ли у исполнителя и тимлида успешный опыт совместной работы над подобными задачами ранее.
- Опыт исполнителя в решении подобных задач ранее, в других командах.
Постановка задачи должна включать в себя:
- Описание, что нужно сделать (написать, разработать и т.п.).
- Зачем это нужно сделать.
- В какой форме должен быть представлен результат (сделан по какому-то утвержденному шаблону, в свободной форме, в виде презентации и т.п.).
- К какой дате нужно сдать результат.
- Какие есть ограничения, которые нужно учесть в работе (например, договоренности по результатам интервью, в которых исполнитель не участвовал, или учесть работу коллеги над смежным требованием).
- Дополнительная информация: контакты лиц, с которыми нужно связаться, ссылки на шаблоны, описание аналогов и т.п.
Степень детализации постановки задачи будет зависеть от того, каким был совместный опыт работы тимлида и исполнителя до этого. Возможно, вы уже год как работаете вместе над развитием функциональности одной системы. И вам достаточно будет только такой постановки задачи: «Написать требования вот на эту функцию для бухгалтеров. Выпускаем в релизе 25 декабря.» А исполнитель уже знает, в каком шаблоне готовить требования, с кем из бухгалтерии надо согласовать, какие ограничения надо учесть, когда надо требования передать разработчикам.
Для новичка в команде, который будет делать у вас в проекте эту задачу впервые, вам надо будет написать более подробную постановку по той же самой функции. Приложить к постановке ссылки на шаблоны документов, контакты бухгалтера. Обозначить сроки, когда надо передать результат разработчикам. И отдельно еще раз устно все обсудить.
В процессе делегирования нужно обозначить, что находится в зоне ответственности исполнителя, а что остается у тимлида. Размеры этих зон ответственности могут быть самыми разными, от «делай как я тебе сказал» до «делай все сам», и называется это «уровни делегирования». Подробнее об уровнях делегирования я расскажу в следующей статье.