Недавно я рассказывала вам о том, что входит в постановку задач и как выглядит процесс делегирования (Анатомия постановки и контроля задач. Часть 1). Казалось бы все, что нужно есть: исполнитель и постановка задачи. Бери и делай! Хотя, а как же «объем полномочий», которые нужно передать исполнителю для выполнения задачи.
И что же входит в этот «объем полномочий»? И чем один «объем» отличается от другого?
Посмотрим, что у нас есть:
- Исполнитель с его знаниями и навыками.
- Тимлид и его опыт совместной работы с исполнителем.
- Задача, для выполнения которой требуются определенные знания и навыки.
В зависимости от этих 3 составляющих и будет определяться «уровень делегирования», т.е. за что будет отвечать и какую степень свободы будет иметь исполнитель задачи, а что останется в зоне ответственности тимлида.
В этой статье я буду использовать свой конспект лекции Славы Панкратова «Постановка и контроль задач» из школы менеджеров «Стратоплан» и свой опыт.
Всего выделяют 7 уровней делегирования. От 1 уровня до 7 уровня нарастает степень свободы в принятии решения со стороны исполнителя и снижается степень вовлеченности в работу над задачей со стороны тимлида.
Можно выделить следующие уровни делегирования:
- Делай как я тебе сказал
- Тимлид выдает инструкции, что и как надо сделать,
- Исполнитель только следует инструкции.
- Исследуй и я скажу как делать
- Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче.
- Тимлид принимает решение о том, как задачу делать на основе материалов, представленных исполнителем.
- Исполнитель получает небольшую степень свободы в части сбора материала, но у него все еще не достаточно навыков или знаний для самостоятельной проработки решения, поэтому при выполнении задачи он следует инструкциям тимлида.
- Исследуй и вместе решим
- Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче,
- Исполнитель может предложить свои варианты. На этом уровне у исполнителя может не хватает знаний и навыков, чтобы верно обосновать свой выбор решения.
- Тимлид и исполнитель обсуждают варианты решения задачи, вместе выбирают тот, который будет использоваться. Задача тимлида в процессе совместного обсуждения научить исполнителя аргументировать выбор решения и сравнивать разные варианты между собой.
- Исполнитель делает задачу в соответствии с выбранным вариантом решения.
- Исследуй, анализируй, предложи и я решу
- Исполнитель исследует и собирает материал по задаче.
- Исполнитель анализирует собранный материал и предлагает варианты решения. На этом уровне исполнитель уже должен уметь сравнивать варианты решения между собой и выбирать тот вариант, который является оптимальным.
- Тимлид контролирует выбор исполнителя, ответственность за выбранный способ решения все еще принадлежит ему.
- Исполнитель выполняет задачу по выбранному варианту решения.
- Исследуй, анализируй, реши сам
- Исполнитель сам выполняет путь от сбора материала до выбора варианта решения.
- Исполнитель информирует тимлида о выбранном варианте решения до того, как приступает к работе. Тимлид уже не несет ответственность за выбранный исполнителем вариант решения, но все еще может скорректировать выбранный вариант при необходимости.
- Исполнитель выполняет задачу.
- Сделай и проинформируй
- Исполнитель сам выбирает решение для задачи и выполняет его.
- Исполнитель информирует тимлида о результатах выполнения задачи.
- Делай сам.
- Исполнитель полностью самостоятельно решает поставленную задачу.
- Тимлид не контролирует исполнителя.
И так, у вас все также есть список задач, есть команда аналитиков. С какого уровня стоит начинать делегировать? Всегда ли это будет первый уровень?
Критерии для выбора уровня делегирования будут следующими:
- Исполнитель:
- Это начинающий стажер или опытный аналитик?
- У исполнителя есть знания и навыки для выполнения новой задачи?
- Тимлид:
- Делал ли исполнитель подобные задачи раньше и вы видели результат?
- Задача:
- Какие знания и навыки нужны для выполнения задачи?
- Задача является критической, важной или это обычная рабочая задача?
- Сколько времени выделяется на задачу? Иногда времени на работу над ошибками может просто не быть.
Посмотрим на примерах, как можно определять уровень делегирования.
Например, если в вашу команду пришел начинающий стажер-аналитик, с «нулевым» опытом работы, то начинать надо будет с уровня «Делай как я тебе сказал». При этом тимлид должен комментировать решение, поясняя почему было выбрано именно оно. Это поможет стажеру быстрее дорасти до следующего уровня.
Что делать с более опытными коллегами? Например, к вам в команду пришел очень опытный коллега, но раньше он никогда не работал в этой предметной области, у вас не было совместного опыта работы. Здесь можно начинать с уровня «Исследуй, предложи и я решу» или может быть даже с уровня «Исследуй, анализируй, реши сам» зависит от того, является ли задача критической или важной для проекта/ продукта.
Для того, чтобы избежать конфликтов на тему «Почему ты контролируешь решения, которые я предлагаю», лучше сразу пояснить, что выбранный уровень делегирования никак не связан с личными качествами человека. Стажеру необходимо наработать нужные знания и навыки. Опытному коллеге нужно сначала погрузиться в новую предметную область, в практики работы на данном проекте. А после успешного выполнения подобных задач, уровень делегирования будет повышен.
В процессе выполнения задачи на всех уровнях делегирования, кроме «делай сам», тимлид должен получать обратную связь о том, как движется работа исполнителя. И здесь есть тонкий момент. В процессе общения тимлида и исполнителя о статусе выполнения задачи не должен меняться уровень делегирования.
Например, тимлид определил для исполнителя уровень «Исследуй, анализируй, реши сам». В один прекрасный день тимлид спрашивает у исполнителя: «Как дела?» Исполнитель говорит, что никак не может придумать решение задачи и точка.
Что должен сделать тимлид, чтобы не решать задачу за исполнителя? Нет, не надо сразу говорить, как исполнителю надо решить задачу. Ведь тогда, понижается уровень делегирования для исполнителя и теперь уже тимлид несет ответственность за решение задачи. А ведь наверное, когда тимлид ставил задачу, то хотел, чтобы исполнитель проявил больше самостоятельности, подрос в профессиональном плане, а с тимлида снял груз решения подобных задач в будущем.
Ну и что тогда делать тимлиду? Сначала, надо уточнить, а какие варианты рассматривал исполнитель. Может быть задать наводящие вопросы или подсказать, какой материал можно изучить исполнителю. Главное, чтобы исполнитель сам дошел до решения задачи.
В крайнем случае, можно и уровень делегирования понизить в следующих случаях:
- Видно, что исполнитель не может выполнить задачу на этом уровне.
- Времени на корректировку решения больше нет.
Если уровень делегирования понижается, то обязательно надо с исполнителем это проговорить явно. Объяснить какой у него теперь будет уровень делегирования и почему это произошло и выделить время на работу над ошибками.
Мы обсудили важные составляющие для постановки задач:
- Что входит в постановку задач и как выглядит процесс делегированияv (Анатомия постановки и контроля задач. Часть 1).
- Какие бывают уровни полномочий и как определить нужный уровень для исполнителя.
Осталось самое важное — контроль исполнения. О вариантах контроля работы исполнителя я расскажу в следующей статье.
