Больше всего внимания обычно уделяется именно контролю исполнения задач. Эта часть кажется самой важной. Вот она святая миссия каждого тимлида окидывать свою команду пристальным взором и спрашивать: «А ты выполнил свою задачу в срок?!».
Однако успех выполнения задачи на 80% закладывается при ее постановке и правильном делегировании полномочий. Кстати, порядок контроля нужно определять еще при постановке задачи, чтобы исполнитель знал, что, когда и как с него будут спрашивать.
Если вы еще не читали о том как ставить задачи и делегировать полномочия, то вот ссылки на предыдущие части:
А теперь, поговорим про контроль исполнения.
Почему контроль задачи нужно начинать еще при постановке задачи?
Именно при постановке задачи мы знаем:
- Кто исполнитель задачи,
- Какой у исполнителя опыт работы с такими задачами,
- Кому нужно передать итоговый результат,
- Когда нужно это сделать.
От этих составляющих и нужно отталкиваться при определении типа контроля.
Условно можно выделить 5 типов контроля:
- Итоговый контроль
- Тимлид контролирует выполнение задачи в конце поставленного срока.
- Подходит для исполнителя, который многократно и успешно делал такие задачи раньше. Тимлид уверен в данном исполнителе.
- Подходит для коротких, простых задач, где контролировать промежуточный результат нет смысла.
- Предварительный контроль
- Контроль выполняется за некоторое время до наступления поставленного срока выполнения задачи, когда у тимлида еще есть время исправить все самому или исполнитель успеет все исправить самостоятельно.
- Подходит для исполнителя, который раньше делал похожие задачи, но у тимлида нет 100% уверенности в результате. Например, тимлиду порекомендовали исполнителя как эксперта в решении данного вопроса, но тимлид сам с ним раньше не работал и не видел результаты его работы.
- Поэтапный контроль
- Подходит для больших задач, выполнение которых можно разбить на отдельные этапы. Важно, что переход к следующему этапу не имеет смысла без выполнения предыдущего этапа.
- Длительность этапов может быть разной, зависит от того, что нужно сделать на конкретном этапе.
- Подходит для исследовательских задач, где тимлид по результатам одного этапа может принять решение не переходить к следующему.
- Тимлид контролирует выполнение каждого этапа, и только после успешного прохождения контроля одного этапа исполнитель переходит к следующему этапу.
- Периодический контроль
- Тимлид контролирует выполнение задачи через равные промежутки времени.
- Подходит для задач, по которым в процессе выполнения могут поступать новые вводные, либо есть давление по срокам, либо для задач с высоким приоритетом.
- При помощи такого типа контроля тимлид может измерить скорость выполнения задачи конкретным исполнителем. Например, когда планируется, что исполнитель будет выполнять поток однотипных задач.
- Выборочный контроль
- Контроль выполняется выборочно, тимлид проверяет выполнение только отдельных критичных частей задачи.
- Такой тип контроля тимлид применяет тогда, когда нет времени проверить результат выполнения задачи полностью, либо тимлид еще не доверяет исполнителю. Например, тимлид перегружен, а исполнитель с небольшим опытом работы в таких задач.
- Важно, объяснить правила такого контроля, чтобы у исполнителя не сложилось ощущения, что он работал-работал и внезапно, к нему пришла проверка. Почему… может не доверяют?
Контроль исполнения задачи, как и любой инструмент, требует меры и должен использоваться без излишнего фанатизма. Не так сложно выбрать правильный тип контроля, как вовремя остановиться.
Ответственный тимлид всегда переживает за результат, который выдаст исполнитель. «Буду и дальше его контролировать, на всякий случай. Я должен знать все, что происходит в моем проекте» — говорит себе ответственный тимлид независимо от предыдущих результатов работы исполнителя.
К чему приводит избыточный контроль:
- Тимлид перегружает себя. Контроль требует времени, а у тимлида его и так немного.
- Увеличивает срок исполнения задачи. Задача завершается позже на время, в течение которого она ждёт контроля плюс само время на контроль.
- Увеличивает стоимость исполнения задачи. Время тимлида дорого не только потому, что его мало, но и в рублевом эквиваленте оно стоит дороже.
- Убивает ответственность исполнителя за результат. Исполнитель чувствует, за ним так тщательно все проверяют, что в результате можно и не тратить время на проверку своей работы. Ведь тимлид все равно проверит и перепроверит.
- Создает напряжение в отношениях с опытными исполнителями. Я делаю все правильно, замечаний нет, но контроль все не ослабевает. Мне не доверяют? Так думает исполнитель, который имеет солидный опыт работы. В его душе начинает зреть недовольство, которое может вырваться и привести к конфликтам. А может быть он просто уйдет, в поисках задач с большей свободой действий.
Перед тем как определить тип контроля подумайте и постарайтесь ответить себе честно. Почему я хочу контролировать именно так и именно этого человека.
Хорошие варианты ответа:
- Задача критическая или сложная, от нее зависит проект, а времени на исправления у нас нет.
- Результат исполнителя по таким задачам нестабильный: то хорошо, то плохо.
- Никогда не видел, как исполнитель такую задачу решает. Надо убедиться, что он молодец.
- Это исследовательская задача, по ее результатам я буду принимать важные решения.
- Хочу оценить время, которое тратится на эту задачу.
- Хочу померить производительность исполнителя.
- Надо синхронизировать действия этого исполнителя с работой других членов команды.
Допустим, все сложилось:
- Постановка задачи описана.
- Полномочия на ее исполнение установлены.
- Тип контроля выбрали.
Ура! Теперь можно попить кофе и передохнуть. Ведь сделали все правильно, как написано и можно рассчитывать, что результат будет готов к нужному сроку…
Ну шансов на успех теперь явно больше, но жизнь всегда может преподнести сюрприз. 100% гарантии никто не даст. Доверяйте своей команде 🙂
Это итоговый скрайб по трем статьям на тему постановки и контроля исполнения задач.
